Apa Itu Discrepancy? Pengertian dan Contoh dalam Bisnis dan Keuangan
Discrepancy adalah istilah yang sering muncul dalam dunia bisnis, terutama di bidang keuangan dan manajemen inventaris. Secara umum, discrepancy mengacu pada perbedaan antara dua data atau situasi yang seharusnya sama. Dalam konteks bisnis, ini bisa merujuk pada ketidaksesuaian antara catatan sistem dengan realitas fisik, seperti stok barang yang tidak sesuai dengan data di sistem komputer. Meski terdengar sederhana, discrepancy bisa menjadi indikator penting untuk menilai kesehatan operasional sebuah perusahaan.
Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat, keakuratan data menjadi salah satu faktor penentu kesuksesan. Ketika discrepancy muncul, itu bisa menjadi tanda adanya celah dalam proses bisnis, mulai dari pengadaan hingga pengelolaan aset. Masalah ini tidak hanya memengaruhi akurasi laporan keuangan, tetapi juga dapat berdampak pada kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, dan bahkan profitabilitas perusahaan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam apa itu discrepancy, bagaimana ia terjadi, serta dampaknya bagi bisnis. Kami juga akan memberikan contoh nyata dalam bisnis dan keuangan, serta langkah-langkah yang bisa diambil untuk mengurangi risiko discrepancy. Jika Anda ingin memahami lebih jauh tentang konsep ini, ikuti pembahasan lengkap berikut ini.
Apa Itu Discrepancy?
Discrepancy, dalam bahasa Indonesia, diterjemahkan sebagai “ketidaksesuaian” atau “perbedaan”. Istilah ini digunakan untuk menggambarkan situasi di mana dua data atau kondisi yang seharusnya sama memiliki perbedaan signifikan. Dalam konteks bisnis, discrepancy sering terjadi dalam pengelolaan stok, pencatatan keuangan, atau transaksi internal.
Contohnya, jika sebuah perusahaan mencatat bahwa ada 100 unit produk A di gudang, namun saat dilakukan audit fisik hanya ditemukan 95 unit, maka terjadi discrepancy sebesar 5 unit. Perbedaan ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor, mulai dari kesalahan manusia hingga penyusutan barang.
Secara teknis, discrepancy bisa dihitung dengan rumus:
(Stok Fisik – Stok Sistem) / Stok Sistem x 100%
Hasil perhitungan ini menunjukkan tingkat akurasi data stok atau aset perusahaan. Semakin kecil angka discrepancy, semakin baik kinerja manajemen stok dan keuangan.
Discrepancy bukan hanya sekadar angka yang bisa diabaikan. Ia bisa menjadi indikator utama dari masalah operasional yang lebih besar. Misalnya, jika selisih stok terus-menerus muncul, itu bisa menunjukkan adanya celah dalam prosedur penerimaan, penyimpanan, atau pengeluaran barang. Tanpa tindakan yang tepat, discrepancy bisa berkembang menjadi kerugian finansial yang signifikan.
Penyebab Utama Terjadinya Discrepancy
Ada beberapa faktor yang sering menjadi penyebab terjadinya discrepancy dalam bisnis. Berikut adalah penyebab-penyebab utama yang sering dihadapi perusahaan:
1. Kesalahan Manusia (Human Error)
Proses manual yang mengandalkan input data oleh manusia sangat rentan terhadap kesalahan. Karyawan yang lelah atau kurang berpengalaman bisa melakukan kesalahan dalam menginput data stok, seperti salah mengetik kode barang (SKU), menghitung jumlah stok secara salah, atau bahkan lupa mencatat transaksi.
2. Pencurian dan Penyusutan Persediaan (Inventory Shrinkage)
Penyusutan atau hilangnya barang bisa terjadi karena pencurian oleh pihak eksternal maupun internal. Selain itu, barang yang rusak atau kadaluarsa tanpa pencatatan resmi juga bisa menyebabkan discrepancy. Kehilangan fisik ini membuat data di sistem menjadi lebih tinggi daripada kenyataannya.
3. Kesalahan Penerimaan dan Pengiriman Barang
Titik masuk (inbound) dan keluar (outbound) barang adalah fase kritis di mana discrepancy sering terjadi. Misalnya, vendor mungkin mengirim jumlah barang kurang dari pesanan, namun sistem mencatat bahwa semua barang sudah diterima. Begitu pula dengan kesalahan saat pengiriman ke pelanggan, seperti picking error (salah mengambil barang).
4. Manajemen Lokasi Gudang yang Buruk
Tata letak gudang yang tidak rapi bisa menyebabkan barang dianggap “hilang” padahal hanya salah taruh. Tanpa sistem pelabelan rak atau bin location yang jelas, staf akan kesulitan menemukan barang saat audit fisik, sehingga pencatatan stok menjadi kacau.
5. Kurangnya Teknologi yang Tepat
Perusahaan yang masih mengandalkan sistem manual seperti spreadsheet atau kertas cenderung lebih rentan terhadap discrepancy. Tanpa otomatisasi dan alat pelacakan yang akurat, kesalahan bisa terjadi secara bertahap dan sulit dideteksi.
Dampak Negatif Discrepancy bagi Bisnis
Discrepancy tidak hanya sekadar angka yang tidak sesuai. Jika tidak segera diperbaiki, ia bisa berdampak signifikan pada berbagai aspek bisnis. Berikut adalah beberapa dampak negatif yang sering terjadi:
1. Kerugian Finansial Langsung
Jika penyebab discrepancy adalah pencurian atau kerusakan barang, maka perusahaan akan mengalami kerugian langsung. Selain itu, biaya penyimpanan untuk barang yang sebenarnya tidak ada (phantom inventory) juga bisa menggerogoti margin keuntungan.
2. Menurunnya Kepuasan Pelanggan
Bayangkan skenario di mana sistem menunjukkan stok tersedia, pelanggan melakukan pembayaran, namun ternyata barang kosong di gudang. Situasi overselling seperti ini sangat merusak reputasi brand dan menghilangkan kepercayaan pelanggan secara instan. Dalam jangka panjang, pelanggan akan beralih ke kompetitor yang lebih andal dalam manajemen stok.
3. Pengambilan Keputusan yang Salah
Data yang tidak akurat bisa menyebabkan pengambilan keputusan bisnis yang salah. Misalnya, perusahaan mungkin membeli barang tambahan yang sebenarnya tidak diperlukan, karena data stok di sistem menunjukkan kekurangan. Hal ini bisa memicu pembengkakan biaya dan menurunkan efisiensi operasional.
4. Meningkatnya Biaya Operasional
Untuk mengatasi discrepancy, perusahaan mungkin harus melakukan audit ulang, memperbaiki SOP, atau bahkan membeli barang tambahan. Semua tindakan ini bisa meningkatkan biaya operasional dan mengurangi efisiensi.
Strategi Efektif Mengatasi dan Mencegah Discrepancy
Mencegah discrepancy jauh lebih murah dan mudah daripada harus melakukan audit investigasi besar-besaran di akhir tahun. Berikut adalah beberapa strategi yang bisa diterapkan untuk mengurangi risiko discrepancy:
1. Terapkan Metode Cycle Counting
Cycle counting adalah metode penghitungan stok secara rutin, baik harian maupun mingguan, tanpa menghentikan operasi gudang. Cara ini terbukti lebih efektif dalam mendeteksi discrepancy lebih dini, sehingga tindakan korektif bisa segera diambil.
2. Perketat SOP Penerimaan dan Pengeluaran Barang
Pastikan setiap barang yang masuk dan keluar melewati proses verifikasi ganda (double-check). Gunakan dokumen digital seperti Delivery Order dan Receiving Notes untuk menghindari manipulasi data. Anda juga bisa memanfaatkan software stok barang untuk mengotomatisasi validasi dokumen ini.
3. Klasifikasi Barang dengan Analisis ABC
Lakukan prioritas pengawasan dengan mengelompokkan barang berdasarkan nilainya menggunakan metode Analisis ABC. Barang Kategori A (nilai tinggi, jumlah sedikit) harus diaudit lebih sering dibandingkan barang Kategori C (nilai rendah, jumlah banyak). Strategi ini mengefisiensikan waktu staf gudang agar fokus pada aset yang paling berisiko merugikan perusahaan.
4. Gunakan Teknologi untuk Otomatisasi
Teknologi seperti Sistem Manajemen Inventaris (IMS) dapat mengotomatiskan pelacakan stok secara real-time, mengurangi input manual, dan memberikan visibilitas penuh terhadap pergerakan barang. Dengan sistem ini, perusahaan bisa mencapai akurasi data mendekati 100% dan efisiensi waktu yang signifikan.
5. Lakukan Audit Berkala dan Evaluasi Proses
Audit berkala bisa membantu menemukan celah-celah yang belum terdeteksi. Evaluasi proses bisnis secara berkala juga penting untuk memastikan bahwa SOP tetap relevan dan efektif dalam mencegah discrepancy.
Contoh Nyata Discrepancy dalam Bisnis
Sebagai contoh, sebuah perusahaan distributor FMCG (Fast Moving Consumer Goods) menengah pernah mengalami masalah discrepancy yang parah, mencapai 15% per bulan. Masalah ini menyebabkan kerugian finansial dan seringnya lembur karyawan hanya untuk mencari barang hilang. Setelah beralih menggunakan sistem manajemen inventaris terintegrasi, hasilnya sangat signifikan dalam waktu tiga bulan. Akurasi stok mereka meningkat drastis hingga 99%, dan waktu yang dibutuhkan untuk audit rutin berkurang hingga 50%.
Ini menunjukkan bahwa dengan solusi yang tepat, discrepancy bisa diminimalkan dan bahkan dihilangkan sepenuhnya. Dengan data yang akurat, perusahaan bisa mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat dan meningkatkan efisiensi operasional.
Kesimpulan
Discrepancy adalah hal yang wajar terjadi dalam bisnis, tetapi jika tidak dikelola dengan baik, ia bisa menjadi sumber masalah yang serius. Dari segi keuangan hingga operasional, discrepancy bisa berdampak signifikan pada kinerja perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk memahami penyebabnya, mengidentifikasi risiko, dan menerapkan strategi yang efektif untuk mencegahnya.
Dengan teknologi modern dan proses bisnis yang terstruktur, perusahaan bisa mengurangi risiko discrepancy dan meningkatkan akurasi data. Jika Anda ingin memastikan bahwa bisnis Anda tidak terganggu oleh discrepancy, pertimbangkan untuk menggunakan solusi seperti Software Inventory HashMicro, yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses bisnis.
Dengan data yang akurat dan proses yang efisien, bisnis Anda bisa lebih stabil, lebih cepat, dan lebih sukses dalam menghadapi tantangan pasar yang dinamis.
Komentar